Hoe wij de webshopkoppeling van een refurbished retailer waterdicht maakten

Case study | Remarketed Groep | Automatisering & E-commerce

Bij de Remarketed Groep, een refurbished e-commercebedrijf, liepen de orders vanuit Shopify wel automatisch Exact Online in, maar met verkeerde bedragen. Verzendkosten en betaalkosten werden niet correct verwerkt, waardoor de administratie stelselmatig scheef liep. Wij bouwden een koppeling die elke order nu tot op de cent klopt, met real-time voorraad als bonus. Dit is hoe.

De uitdaging: een koppeling die net niet klopte

Op papier was er al automatisering. Orders uit de webshop werden doorgezet naar Exact Online, dus het handmatig overtikken was al verleden tijd. Maar de duivel zat in de details, en bij een boekhouding zijn de details het hele verhaal.

Het probleem: de orders werden met verkeerde prijzen naar Exact Online gepusht. Twee zaken liepen structureel mis.

Ten eerste de verzendkosten. De opbrengst van verzendkosten die klanten zelf betaalden, werd niet apart herkend en verwerkt, terwijl dat gewoon omzet is die correct geboekt moet worden.

Ten tweede, en lastiger, de PSP-kosten. De betaaldienstverlener hield bij elke order kosten in op de uitbetaling. Shopify verrekende die kosten wel in de pay-out, maar in de administratie werden ze niet apart afgesplitst. Het gevolg: de geboekte bedragen kwamen niet overeen met wat er daadwerkelijk op de rekening binnenkwam, en elke maand was er handmatig gepuzzel nodig om dat verschil te verklaren.

Een koppeling die "bijna klopt" is in de boekhouding net zo lastig als geen koppeling. Elke afwijking moet immers alsnog met de hand worden rechtgezet, en dat is precies het werk dat automatisering zou moeten wegnemen.

De aanpak: elke geldstroom op zijn eigen plek

Wij hebben de koppeling opnieuw ingericht, zo dat elke geldstroom precies op de juiste grootboekrekening terechtkomt. Niet het totaalbedrag van een order klakkeloos wegboeken, maar de order ontleden in de onderdelen waaruit hij werkelijk bestaat.

Shopify gekoppeld aan Exact Online, met correcte splitsing. De koppeling herkent nu de verschillende componenten van een order: de productomzet, de opbrengst uit verzendkosten en de ingehouden PSP-kosten. Elk onderdeel wordt apart en correct geboekt, zodat het geboekte bedrag exact aansluit op de werkelijke uitbetaling.

Picqer gekoppeld aan Exact Online voor de voorraad. Naast de financiële koppeling hebben we ook de logistieke kant verbonden. Via de koppeling tussen Picqer en Exact Online is de voorraad nu real-time inzichtelijk, zonder handmatige bijwerking.

Waar de oude situatie een order behandelde als één bedrag, behandelt de nieuwe koppeling hem als wat hij werkelijk is: een optelsom van omzet, verzendopbrengst en kosten, elk met een eigen bestemming in de administratie.

Het resultaat

De administratie klopt nu vanzelf. Inboekingen zijn tot op de cent accuraat, de PSP-kosten worden netjes afgesplitst en de opbrengst uit verzendkosten wordt correct als omzet geboekt. Het maandelijkse rechtzetten en verklaren van verschillen is verdwenen, wat een structurele tijdsbesparing oplevert.

En met de koppeling tussen Picqer en Exact Online is er nu real-time voorraadbeheer, waardoor de organisatie op elk moment weet wat er op voorraad ligt zonder ergens handmatig te hoeven bijwerken.

Het resultaat is een administratie die de werkelijkheid volgt in plaats van hem achteraf probeert te reconstrueren. Precies wat een goede koppeling hoort te doen.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Werk je met een webshop die aan je boekhouding is gekoppeld, maar klopt het net niet? Verzendkosten, betaalkosten of kortingen die niet goed landen in Exact Online zijn een veelvoorkomend probleem, en een dat je elke maand tijd en zekerheid kost.

Plan een vrijblijvende videocall in en we laten zien hoe ook jouw koppeling tot op de cent kan kloppen.