Elke ochtend om 09:00 de perfecte inkooplijst: automatisch werkkapitaal vrijspelen

Case study | Swappod | Automatisering & Voorraadbeheer

Te veel voorraad kost werkkapitaal. Te weinig voorraad kost verkoop. Voor onze klant Swappod bouwden we een automatisering die dagelijks precies de juiste balans bepaalt en elke ochtend om 09:00 een kant-en-klare inkooplijst mailt. Het resultaat: minimale voorraad, maximaal werkkapitaal. Dit is hoe.

De uitdaging: de dunne lijn tussen te veel en te weinig voorraad

Voor een webshop is voorraad een voortdurende balanceeract. Bestel je te veel, dan ligt je geld vast in producten in het magazijn. Bestel je te weinig, dan loop je verkopen mis en stellen klanten teleur. Die balans elke dag opnieuw handmatig bepalen is tijdrovend, foutgevoelig en in de praktijk vrijwel onmogelijk om consequent goed te doen.

Swappod wilde die afweging niet langer op gevoel of op een periodieke check laten rusten, maar structureel en dagelijks laten kloppen. De vraag: kan een systeem elke werkdag zelf bepalen wat er precies besteld moet worden, op basis van de actuele voorraad en de werkelijke vraag?

De aanpak: data uit twee systemen, elke ochtend vertaald naar één inkooplijst

Wij hebben een automatisering gebouwd die draait op een slimme combinatie van GitHub en Claude Pro, en die twee databronnen samenbrengt tot één concrete beslissing.

De actuele voorraadpositie uit Picqer. Het systeem kijkt realtime naar wat er op dat moment daadwerkelijk op voorraad ligt.

De verkopen uit Shopify over de afgelopen 30 dagen. Tegelijk analyseert het de werkelijke vraag van de afgelopen maand, zodat de inkoop is gebaseerd op wat er echt verkoopt, niet op een schatting.

Op basis van die twee gegevens berekent de automatisering elke werkdag welke producten in welke aantallen besteld moeten worden om de voorraad precies op peil te houden. Elke ochtend om 09:00 valt er een complete inkooplijst in de mailbox, klaar om te bestellen, met levering de dag erna.

Zo wordt de dagelijkse inkoopbeslissing niet langer op gevoel genomen, maar onderbouwd met actuele data, en dat volledig automatisch.

Het resultaat

Swappod begint nu elke werkdag met een kant-en-klare inkooplijst die precies is afgestemd op de actuele voorraad en de werkelijke vraag. Geen handmatig uitzoekwerk meer, geen giswerk, en geen risico op structureel te veel of te weinig bestellen.

Het effect op de cijfers is direct. Doordat er nooit meer voorraad wordt aangehouden dan nodig, komt er werkkapitaal vrij dat anders vastligt in het magazijn. Tegelijk blijft de leverbaarheid gewaarborgd doordat er dagelijks wordt bijbesteld, met levering de volgende dag. Het resultaat is een minimale voorraadpositie met maximale beschikbaarheid, precies de balans waar elke webshop naar streeft.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Ligt bij jou te veel geld vast in voorraad, of loop je juist verkopen mis door misgrepen in de inkoop? De data om dit dagelijks perfect te sturen heb je waarschijnlijk al in huis, in je voorraad- en verkoopsystemen. Wij bouwen de koppeling die er automatisch de juiste beslissing van maakt.

Plan een vrijblijvende videocall in en ontdek hoeveel werkkapitaal ook bij jou kan vrijkomen.