Case study | Remarketed Groep | Automatisering & Finance

Acht administraties. Eén geconsolideerde rapportage. Vroeger een klus van één tot twee dagen per maand, met daarbovenop een softwarelicentie van €30.000 per jaar. Vandaag doen we het in 30 minuten, zonder consolidatiepakket. Dit is het verhaal van hoe we dat voor de Remarketed Groep hebben gerealiseerd.

De uitdaging: acht administraties, één waarheid

De Remarketed Groep werkt met acht afzonderlijke bedrijfsadministraties in Exact Online. Elke maand moeten die worden samengevoegd tot één geconsolideerd beeld: intercompany-posities elimineren, grootboekrekeningen op elkaar aansluiten en het geheel controleren op volledigheid.

Traditioneel zijn daar twee routes voor. Je koopt gespecialiseerde consolidatiesoftware, met licentiekosten die al snel tienduizenden euro’s per jaar bedragen. Of je bouwt het zelf in spreadsheets, met alle handmatige stappen, foutgevoeligheid en doorlooptijd van dien. De Remarketed Groep zat in de eerste categorie en betaalde daarvoor €30.000 per jaar, terwijl het maandelijkse proces alsnog één tot twee volle werkdagen kostte.

Dat voelde niet meer van deze tijd. De vraag die wij onszelf stelden: kan een modern AI-model dit proces overnemen, sneller, goedkoper en minstens zo betrouwbaar?

De oplossing: een vast consolidatieproces in Claude Pro

Wij hebben binnen Claude Pro een speciaal ingericht project gebouwd voor de maandelijkse consolidatie. Daarin ligt de volledige werkwijze vast: welke administraties er zijn, hoe de grootboekschema’s zich tot elkaar verhouden, welke intercompany-rekeningen tegen elkaar wegvallen en in welk format de geconsolideerde cijfers worden opgeleverd.

Het maandelijkse proces is daardoor teruggebracht tot een vaste routine. De exports uit Exact Online gaan het project in, het model voert de consolidatie uit volgens de vastgelegde regels en levert een geconsolideerd overzicht op dat direct bruikbaar is voor de maandrapportage. Wat eerder één tot twee dagen kostte, staat nu binnen 30 minuten.

Vertrouwen door ingebouwde veiligheidschecks

Cijfers consolideren met AI vraagt om één ding boven alles: controle. Daarom hebben we het proces voorzien van harde veiligheidschecks die elke maand automatisch worden uitgevoerd.

Intercompany-rekeningen moeten altijd matchen. Elke eliminatie wordt gecontroleerd: de intercompany-grootboekrekeningen van de betrokken administraties moeten exact tegen elkaar wegvallen. Sluit een positie niet aan, dan wordt de consolidatie niet stilzwijgend doorgezet maar wordt het verschil expliciet gerapporteerd, inclusief de administraties en rekeningen waar het misgaat.

Nieuwe grootboekrekeningen worden altijd gemeld. Duikt er in een van de acht administraties een rekening op die nog niet in het consolidatieschema is opgenomen, dan wordt die niet ongezien ergens ondergebracht. Het proces signaleert elke nieuwe rekening, zodat de finance verantwoordelijke bewust beslist waar deze thuishoort.

Deze twee checks vangen precies de fouten af die in handmatige consolidaties het vaakst voorkomen: eliminatieverschillen die pas bij de accountantscontrole opvallen, en nieuwe rekeningen die stilletjes in de verkeerde rubriek belanden.

Het resultaat

De cijfers spreken voor zich. De Remarketed Groep bespaart €30.000 per jaar aan softwarelicenties.
De maandelijkse doorlooptijd ging van één tot twee dagen naar 30 minuten én doordat de veiligheidschecks elke maand consequent worden uitgevoerd, is de betrouwbaarheid van de consolidatie eerder toegenomen dan afgenomen.

Minstens zo waardevol: de vrijgekomen tijd. De finance functie besteedt de gewonnen dagen niet langer aan het verplaatsen van cijfers, maar aan het duiden ervan. Precies waar finance het verschil hoort te maken.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Werk jij met meerdere administraties in Exact Online en herken je het maandelijkse consolidatieritueel?
De kans is groot dat ook jouw proces sneller, goedkoper en betrouwbaarder kan.
Wij denken graag vrijblijvend mee over wat er in jouw situatie mogelijk is.

Plan een videocall in en ontdek binnen een half uur of jouw consolidatie ook in 30 minuten kan.