Hoe wij 4 uur per dag bespaarden op het afletteren van 3.000 banktransacties

Case study | Remarketed Groep | Automatisering & Finance

Elke werkdag stroomden er zo'n 3.000 banktransacties Exact Online binnen die stuk voor stuk afgeletterd moesten worden. Een taak die de accounting medewerkers van de Remarketed Groep dagelijks vier uur kostte. Vandaag gebeurt datzelfde werk grotendeels vanzelf, met een matchingpercentage van 98%, gebouwd op een oplossing van €20 per maand. Dit is hoe we dat voor elkaar kregen.

De uitdaging: 3.000 transacties, elke dag opnieuw

De Remarketed Groep verwerkt een hoog volume aan banktransacties. Drieduizend per dag, elke dag weer. Die moeten worden afgeletterd tegen de openstaande posten in Exact Online: welke betaling hoort bij welke factuur?

In theorie klinkt dat als een klus voor de standaard matchingregels van Exact. In de praktijk schoten die tekort. Het transactieverkeer van de Remarketed Groep zit vol uitzonderingen: veel deelbetalingen en verrekeningen waarbij inkoop- én verkoopfacturen door elkaar lopen. Eén binnenkomend bedrag dat meerdere facturen gedeeltelijk afdekt. Een verrekening waarbij een openstaande inkoopfactuur wordt weggestreept tegen een verkoopfactuur aan dezelfde relatie. Precies de gevallen waar geautomatiseerde regels op vastlopen en waar een mens erbij moet.

Het gevolg: de accounting medewerkers waren dagelijks vier uur kwijt aan handmatig uitzoekwerk. Betalingen napluizen, omschrijvingen ontcijferen, deelbetalingen uitsplitsen. Waardevolle mensen, bezig met werk dat hun aandacht opslokte maar hun expertise nauwelijks benutte.

De oplossing: een eigen afletter-agent voor €20 per maand

Wij hebben voor de Remarketed Groep een eigen agent gebouwd. Geen duur softwarepakket, maar een slimme combinatie: Claude Pro, draaiend op een Mac Mini, aangestuurd door een zorgvuldig opgebouwde prompt die de volledige afletterlogica van de organisatie bevat.

Die prompt is het hart van de oplossing. Daarin ligt vast hoe de agent een match beoordeelt: op de combinatie van bedrag, datum, factuurnummer en omschrijving. Niet één van die vier, maar het totaalbeeld. Juist omdat de omschrijvingen in de praktijk vaak afwijken of onvolledig zijn, weegt de agent alle signalen tegen elkaar af voordat hij een transactie aan een factuur koppelt, net zoals een ervaren medewerker dat zou doen.

En anders dan een starre matchingregel begrijpt de agent de context. Een betaling die drie facturen deels afdekt, wordt correct uitgesplitst. Een verrekening tussen een inkoop- en een verkoopfactuur wordt herkend als wat het is. De complexe gevallen die vroeger het handwerk veroorzaakten, zijn precies de gevallen waar de agent nu in uitblinkt.

Het resultaat: 98% van de transacties wordt volledig automatisch afgeletterd. De overige 2% gaat bewust naar handmatige review.

Vertrouwen door ingebouwde veiligheidschecks

Bij het automatiseren van financiële verwerking geldt één principe boven alles: bij twijfel niet doordrukken. De agent is daar volledig op ingericht.

Onzekere matches worden altijd gemeld, nooit geforceerd. Kan de agent een transactie niet met zekerheid aan een factuur koppelen, dan boekt hij hem niet alsnog op basis van een gok. Hij zet de transactie apart voor handmatige review. Die 2% die naar de mens gaat, is dus geen restpost maar een bewuste keuze: precies de gevallen waar menselijk oordeel waarde toevoegt.

Afrondingsverschillen worden binnen een strikte grens zelf verwerkt. Voor verschillen tot één euro is in de prompt vastgelegd hoe de agent dit correct wegboekt in Exact Online, zodat een cent verschil geen openstaande post laat slingeren. Maar zodra het verschil groter is dan één euro, verwerkt de agent het niet zelf. Dan gaat het via de veiligheidscheck terug naar de opdrachtgever. Zo blijft elk noemenswaardig verschil zichtbaar en verantwoord.

Elke dag volgt een matchingrapportage. De agent rapporteert dagelijks welk percentage automatisch is afgeletterd en wat er ter review is klaargezet. Daardoor is er geen black box: de finance verantwoordelijke ziet elke dag precies wat er is gebeurd en waar aandacht nodig is.

Het resultaat

De cijfers laten weinig ruimte voor twijfel. De accounting medewerkers besparen vier uur per dag. Het automatische matchingpercentage ligt op 98%. En de kosten van de oplossing bedragen €20 per maand, een fractie van wat een gespecialiseerd matchingpakket of de bespaarde manuren vertegenwoordigen.

Maar het echte resultaat zit in wat die vier uur mogelijk maken. De medewerkers besteden hun dag niet langer aan het napluizen van betalingen, maar aan het werk waar hun kennis telt: analyse, controle en advies. De agent doet het repetitieve zware werk, de mens houdt de regie en beoordeelt de uitzonderingen. Precies zoals automatisering hoort te werken.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Verwerk jij dagelijks grote aantallen banktransacties en lopen je medewerkers vast op deelbetalingen, verrekeningen en afwijkende omschrijvingen? Dan is de kans groot dat ook bij jou uren per dag te winnen zijn, zonder een duur softwarepakket.

Plan een vrijblijvende videocall in en we laten zien wat er in jouw administratie mogelijk is.